Predarchívna starostlivosť – Pamiatkový úrad SR

Predarchívnu starostlivosť zabezpečuje archív od roku 1992. Zároveň zodpovedá za metodicko-kontrolné usmerňovanie správy registratúry vo všetkých organizačných zložkách Pamiatkového úradu SR a krajských pamiatkových úradov na celom území Slovenska. V zmysle poverenia Odboru archívov a registratúr MV SR č. SVS-204-2002/0336 zo dňa 17. mája 2002 archív pripravuje podklady pre vyraďovacie konania na všetkých pamiatkových úradoch a zasiela ich Odboru archívov a registratúr MV SR, ktoré vydáva rozhodnutie o dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov vo vyraďovacom konaní. Predarchívna starostlivosť je súhrn odborných činností vykonávaných archívom, ktorých účelom je preberať archívne dokumenty do archívu (§ 2, ods. 12 zákona NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach). Je to všestranná starostlivosť o registratúrne záznamy v ich predarchívnom štádiu, t. j. v období od ich vzniku až po hodnotenie vo vyraďovacom konaní a odovzdávanie archívnych dokumentov do archívu.

Výkon predarchívnej starostlivosti Predarchívnu starostlivosť vykonáva:

1. pôvodca registratúry – v rámci komplexnej starostlivosti o svoju registratúru, t. j. pri odbornej správe záznamov, ktoré pochádzajú z jeho činnosti alebo z činnosti jeho právnych predchodcov, čiže v rámci zabezpečenia prijímania, triedenia, evidovania, obehu, tvorby, vybavovania, odosielania, ukladania, ochrany, využívania, hodnotenia a vyraďovania registratúrnych záznamov.

2. archív – je povinný vykonávať predarchívnu starostlivosť podľa § 7 cit. zákona. Archív vykonáva predarchívnu starostlivosť u pôvodcu registratúry, ktorého archívne dokumenty preberá do trvalej archívnej starostlivosti. Archív musí poznať systém správy registratúry pôvodcu a podieľať sa na tvorbe jeho súčasnej registratúry v záujme zjednodušenia transformácie registratúry na archívny fond.

Predarchívna starostlivosť na Pamiatkovom úrade SR a krajských pamiatkových úradoch

Pamiatkový úrad SR a krajské pamiatkové úrady sú pôvodcami registratúr (ďalej len „pôvodca registratúry“), v ktorých vykonáva predarchívnu starostlivosť Archív Pamiatkového úradu SR v Bratislave (ďalej len „archív“). Štátny odborný dozor nad správou registratúry Pamiatkového úradu SR v Bratislave a krajských pamiatkových úradov, ako aj nad činnosťou Archívu Pamiatkového úradu SR vykonáva Ministerstvo vnútra SR, odbor archívov a registratúr (ďalej len „ministerstvo“).

Archív vykonáva predarchívnu starostlivosť metodicko – kontrolným usmerňovaním, ktoré zahŕňa:

vypracovanie interných smerníc a metodických pokynov, upravujúcich konkrétne postupy pri správe registratúry
evidenciu registratúrnych stredísk a príručných registratúr
kontrolu správy registratúry
inštruktáže a školenia

dohľadom nad vyraďovacím konaním a uložením záznamov až do prevzatia archívnych dokumentov do archívu, ktoré zahŕňa:

predbežné posúdenie návrhu na vyradenie
dohľad nad uložením záznamov v registratúrnom stredisku
predloženie návrhu na vyradenie ministerstvu
preberanie archívnych dokumentov do archívu

Vypracovanie interných smerníc

Archív vypracúva pre pôvodcu registratúry interné smernice upravujúce jednotnú a racionálnu správu registratúry – registratúrny poriadok a registratúrny plán. Pri ich zostavovaní musí archív:

dôkladne poznať:
- organizačnú štruktúru pôvodcu registratúry
- kompetencie a právomoci na všetkých organizačných zložkách, ako aj na všetkých stupňoch výkonu štátnej správy
- odborné činnosti, vykonávané pôvodcom registratúry
- všetky druhy záznamov, ktoré pôvodca registratúry tvorí, alebo ktoré prijíma právne predpisy, ktorými sa riadi pôvodca registratúry, ako aj právne predpisy z oblasti archívnictva
- všetky druhy záznamov, ktoré pôvodca registratúry tvorí, alebo ktoré prijíma
- právne predpisy, ktorými sa riadi pôvodca registratúry, ako aj právne predpisy z oblasti archívnictva
určiť najvhodnejší systém pre správu registratúry, ktorý bude zabezpečovať úplnú a presnú evidenciu, prehľadný systém ukladania, účelné a bezpečné uloženie, ochranu a plánovité vyraďovanie registratúrnych záznamov
zaradiť registratúrne záznamy do vecných skupín a vyjadriť ich názov výstižnými heslami
priradiť vecným skupinám registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia

Registratúrny poriadok a registratúrny plán posudzuje a schvaľuje ministerstvo.

Evidencia registratúrnych stredísk a príručných registratúr

Archív musí mať prehľad o všetkých registratúrnych strediskách a príručných registratúrach, ktoré pôvodca registratúry zriaďuje. Archív eviduje:

miesta uloženia registratúrnych záznamov – registratúrne strediská a príručné registratúry
obsah a množstvo registratúrnych záznamov uložených v registratúrnych strediskách a príručných registratúrach
personálne obsadenie všetkých funkčných miest bezprostredne zabezpečujúcich jednotlivé úkony správy registratúry, ich zaradenie v organizačnej štruktúre, ako aj ich odbornú kvalifikáciu
priestorové a materiálno-technické vybavenie registratúrnych stredísk a príručných registratúr

Kontrola správy registratúry

Kontrolu správy registratúry uskutočňuje archív na všetkých organizačných zložkách pôvodcu i na všetkých jej úrovniach (podateľňa, výpravňa, príručné registratúry, registratúrne stredisko). Archív zisťuje:

do akej miery pôvodca registratúry plní ustanovenia zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov a vyhlášky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov
či pôvodca pri správe svojej registratúry dodržiava vlastné smernice upravujúce správu registratúry (registratúrny poriadok a registratúrny plán)
či pôvodca dodržiava metodické pokyny archívu

Rozlišujeme dve hlavné formy kontroly:

kontrola plnenia úloh
- previerka plnenia čiastkových úloh, ktoré pôvodcovi ukladajú všeobecné záväzné predpisy, interné smernice, metodické pokyny archívu
- previerka plnenia návrhov na odstránenie zistených nedostatkov pri hĺbkovom prieskume (následné kontroly)
hĺbkový prieskum
- činnosť podateľne (príjem, triedenie, doručovanie a odosielanie zásielok, evidovanie a odovzdávanie záznamov, registratúrny denník – denník záznamov a denník spisov)
- tvorba záznamov, používanie spisových obalov, prideľovanie registratúrnych značiek
- príručné registratúry, správne uloženie a označenie ukladacích pomôcok, využívanie príručných registratúr
- registratúrne stredisko – personálne a materiálno-technické vybavenie, preberanie a evidovanie záznamov (preberacie zoznamy, prírastková kniha, lokačný prehľad), uloženie záznamov, označenie ukladacích pomôcok, využívanie registratúry (evidencia výpožičiek, vydávanie výpisov, odpisov a kópií)
- vyraďovacie konanie, jeho pravidelnosť a nadväznosť na predchádzajúce vyraďovanie, dodržiavanie registratúrneho plánu

Pri vykonávaní kontrolnej činnosti sa archív riadi smernicou Ministerstva kultúry SR č. MK-205/2003-1 o kontrolnej činnosti na Ministerstve kultúry SR a v oblasti jeho pôsobnosti, v súlade so zákonom č. 10/1996 Z. z. o kontrole v štátnej správe v znení neskorších predpisov. Poverenie na kontrolu vydáva a členov kontrolnej skupiny menuje generálny riaditeľ Pamiatkového úradu SR alebo jeho štatutárny zástupca. Archív každoročne vypracuje konkrétny program kontroly, jej časový harmonogram a organizačné zabezpečenie.

Inštruktáže a školenia

Inštruktáže:

Archív poskytuje metodické inštruktáže z vlastnej iniciatívy, na základe výsledkov hĺbkového prieskumu alebo na požiadanie pôvodcu registratúry. Pri vykonávaní inštruktáží sa archív zameriava na tú stránku predarchívnej starostlivosti, resp. správy registratúry, v ktorej sa vyskytujú nedostatky a ktorá spôsobuje pôvodcovi registratúry problémy. Slovný výklad môže byť doplnený praktickými ukážkami jednotlivých úkonov a druhov prác.

Školenia:

Náročnejšou formou metodickej inštruktáže je školenie. Ide o odborné krátkodobé školenie bez záverečnej skúšky a bez vydania dokladu o absolvovaní školenia. Školenie poriada archív pre určitý okruh zamestnancov predarchívnej starostlivosti (správcovia registratúr, správcovia záznamov, zamestnanci registratúrnych stredísk, ostatní zamestnanci).
Cieľom metodickej inštruktáže i školenia je zabezpečiť kvalitný výkon predarchívnej starostlivosti o registratúrne záznamy pôvodcu registratúry.

Vyraďovacie konanie a preberanie archívnych dokumentov do archívu

Pôvodca registratúry môže vyradiť registratúrne záznamy, resp. spisy zo svojej registratúry len vo vyraďovacom konaní. Vyraďovacie konanie pripravuje správca registratúry, príp. spolupracuje s inými zamestnancami, podieľajúcimi sa na činnosti správy registratúry. Správca registratúry rozdelí registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia, do dvoch skupín – záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou a záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty. Ku každej skupine záznamov vypracuje osobitný zoznam.

Archív sleduje:

či pôvodca registratúry vyraďuje záznamy pravidelne, t. j. najmenej raz za päť rokov
či vyraďovacie konania na seba nadväzujú (postupné vyraďovanie záznamov, ktorým uplynula lehota uloženia)

Pôvodca registratúry môže požiadať o predĺženie lehoty uloženia, ak záznamy, ktorým už lehota uloženia uplynula, stále potrebuje pre svoju činnosť.
Ak pôvodca registratúry nevyraďuje záznamy pravidelne, archív nariadi vykonanie vyraďovacieho konania.

Predbežné posúdenie návrhu na vyradenie
Správca registratúry predloží archívu návrh na vyradenie registratúrnych záznamov, uložených v registratúrnom stredisku, ktorým uplynula lehota uloženia, na predbežné posúdenie. Archív posúdi:

či je predložený návrh úplný, t. j. či obsahuje všetky náležitosti podľa § 11 vyhlášky č. 628/2002 Z. z.
či nadväzuje na predchádzajúce vyraďovacie konanie
či sú registratúrne záznamy správne zaradené v jednotlivých zoznamoch
či jednotlivé vecné skupiny registratúrnych záznamov majú správnu registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia podľa registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku

Dohľad nad uložením záznamov v registratúrnom stredisku
Archív dohliada, či v registratúrnom stredisku sú:

správne označené ukladacie pomôcky v súlade s návrhom na vyradenie
záznamy usporiadané podľa registratúrneho plánu
záznamy navrhnuté na vyradenie vyčlenené a pripravené na odbornú archívnu prehliadku
či je zabezpečená všestranná ochrana registratúrnych záznamov, najmä záznamov s trvalou dokumentárnou hodnotou

Predloženie návrhu na vyradenie Ministerstvu vnútra SR, sekcii archívov a registratúr
Archív v mene pôvodcu registratúry predloží návrh na vyradenie ministerstvu. Ministerstvo posúdi návrh na vyradenie podľa § 12 vyhlášky č. 628/2002 Z. z. (úplnosť, nadväznosť, správnosť). Ak návrh na vyradenie obsahuje všetky náležitosti a vyraďovacie zoznamy sú vypracované správne, ministerstvo posúdi dokumentárnu hodnotu registratúrnych záznamov (prípadne vykoná odbornú archívnu prehliadku) a vydá rozhodnutie podľa § 20 zákona č. 395/2002 Z. z. o

vyradení registratúrnych záznamov po uplynutí ich lehoty uloženia
trvalej dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov a termíne ich odovzdania do archívu
tom, že pôvodca registratúry môže zničiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty

Preberanie archívnych dokumentov do archívu
Po skončení vyraďovacieho konania (po vydaní rozhodnutia) archív preberie do svojich depozitov archívne dokumenty, t. j. registratúrne záznamy, o ktorých Ministerstvo vnútra SR rozhodlo, že majú trvalú dokumentárnu hodnotu spolu s evidenčnými pomôckami.

Preberanie archívnych dokumentov sa uskutočňuje na základe preberacieho protokolu vyhotoveného archívom, ktorý obsahuje náležitosti podľa § 22 zákona č. 395/2002 Z. z. a podľa prílohy č. 4 vyhlášky č. 628/2002 Z. z. Súčasťou preberacieho protokolu je odovzdávací zoznam vyhotovený pôvodcom registratúry.

Odovzdávané archívne dokumenty musia byť usporiadané podľa registratúrneho plánu pôvodcu registratúry. Archív overuje podľa odovzdávacieho zoznamu skutočne preberané dokumenty po jednotlivých položkách ešte pred uložením v depozite.

Archív preberie len archívne dokumenty, ktoré boli očistené od vonkajších degradačných činiteľov a vo fyzickom stave, ktorý neohrozí zdravie zamestnancov archívu ani fyzický stav archívnych dokumentov uložených v archíve.

Registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty pôvodca registratúry zničí. Vyradenie a zničenie registratúrnych záznamov vyznačí správca registratúry v evidencii registratúrneho strediska.

Prevzaté archívne dokumenty sa stávajú predmetom archívnej starostlivosti a nesmú sa z nej vyňať bez súhlasu ministerstva.

Záver
Predarchívna starostlivosť je dôležitou a nevyhnutnou súčasťou práce archívu. Len dôkladným poznaním predarchívnych súborov – registratúr – môže archív vypracovať koncepciu budovania archívnych fondov. Precíznym výkonom predarchívnej starostlivosti, aktívnym ovplyvňovaním tvorby vnútorne správne formovanej a štruktúrovanej registratúry, archív usmerňuje formovanie, obsah a výzor budúceho archívneho fondu, ktorý preberie do svojej starostlivosti.

Je v záujme archívu, aby sa tvorila organizovaná a vnútorne štruktúrovaná registratúra, ktorá bude vyhovovať tak administratívnym, ako aj archívnym účelom.

Pri výkone predarchívnej starostlivosti archív i správca registratúry vhodným spôsobom využívajú možnosti automatizovaného systému správy registratúry, ako aj automatizovaný archívny informačný systém (odovzdávacie zoznamy, výber záznamov so znakom hodnoty „A“, preberacie zoznamy).Použitá literatúra :

Horváth, V. – Kartous, P. – Watzka, J.: Ochrana, sprístupňovanie a využívanie archívnych dokumentov. Archívna správa MV SSR, Bratislava 1988.
Kartous, P. – Mrižová, M.: Správa registratúrnych záznamov a archívnych dokumentov u ich pôvodcov. KZT, a. s., Bratislava 2003.
Rákoš, E.: Teória archívneho fondu IV. In: Slovenská archivistika, roč. 32, č. 1, 1997, s. 3 – 21.
Rákoš, E.: Teória archívneho fondu VI. In: Slovenská archivistika, roč. 33, č. 2, 1998, s. 3 – 19.