Úlohy predarchívnej starostlivosti v minulosti a dnes
Najnáročnejšie úlohy v rámci predarchívnej starostlivosti čakali pracovníkov archívu v roku 1992, keď archív získal štatút osobitného archívu a zároveň získal poverenie uskutočniť na všetkých pracoviskách Pamiatkového ústavu na Slovensku vyraďovacie konanie. Zákonné vyraďovacie konanie sa uskutočnilo prakticky prvý krát po 50 rokoch. Najväčšiu zásluhu na tom, že archív prevzal všetky registratúry Pamiatkového ústavu a jeho právnych predchodcov, ako aj registratúry krajských a okresných pracovísk a kancelárií, má bývalá pracovníčka archívu a hlavná iniciátorka jeho vzniku PhDr. Katarína Šípošová. Doktorka Šípošová zároveň vypracovala moderné smernice pre predarchívnu starostlivosť – Spisový a skartačný poriadok a Spisový a skartačný plán – a dbala o to, aby sa ich dôsledné používanie zaviedlo do každodennej praxe jednotlivých pamiatkových pracovísk. V roku 1994 prvý krát uskutočnila spoločné metodické školenie o predarchívnej starostlivosti pre pracovníkov jednotlivých pracovísk.
Systém predarchívnej starostlivosti tvorený metodickou a kontrolnou činnosťou nadobudol postupne pevné kontúry a dnes tvorí samozrejmú súčasť práce archívu. V súčasnosti riešime už len minimálne problémy so správou registratúry, prácou registratúrnych stredísk a predarchívnou starostlivosťou vôbec. V archíve zostala aj aktivita, ktorá nepatrí medzi zvyčajné práce archivárov, a síce tvorba interných smerníc. Tie bolo nutné aktualizovať pri každej zmene štatútu a organizačnej štruktúry Pamiatkového ústavu, ktorý v rokoch 1992 až 2002 prešiel piatimi organizačnými zmenami, pri ktorých sa vždy menil aj názov inštitúcie.
Dúfajme, že poslednou veľkou zmenou, bola transformácia Pamiatkového ústavu na Pamiatkový úrad v apríli 2002 na základe nového pamiatkového zákona č. 49/2002 o ochrane pamiatkového fondu. Čoskoro nato vstúpil do platnosti aj nový archívny zákon č. 395/2002. Tieto legislatívne zmeny postavili pred archivárov náročnú úlohu. Museli sme prehodnotiť celý systém správy registratúry. Bolo jasné, že správa registratúry Pamiatkového ústavu, ktorý bol predovšetkým vedecko-výskumným pracoviskom, sa bude výrazne líšiť od správy registratúry Pamiatkového úradu ako orgánu špecializovanej štátnej správy.
Automatizovaný systém správy registratúry
Ešte v apríli a máji 2002 sme uskutočnili 9 metodických školení zameraných na evidenciu záznamov, tvorbu spisov a spisových čísiel, usporiadanie príručných registratúr a registratúrnych stredísk. Pri tej príležitosti sme začali prvý krát uvažovať o zavedení elektronického registratúrneho denníka. Pri prieskume rôznych softwérových riešení sme zistili, že na Slovensku je trh s informačnými technológiami zameranými na registratúru a archív veľmi obmedzený. Nakoniec sme sa, aj s ohľadom na finančné možnosti, rozhodli pre systém WinAsu firmy IVES Košice, na ktorom sa práve uskutočnila aplikácia do prostredia Windows. S pomocou dočasného odborníka – informatika Ing. Daniela Kastla (vtedy na civilnej službe) sme vypracovali projekt zavedenia automatizovaného systému správy registratúry. V priebehu roka 2003 sme zaviedli skúšobnú prevádzku elektronickej podateľne na krajských pamiatkových úradoch, ako aj na centrálnom pracovisku v Bratislave. To si, samozrejme, vyžiadalo ďalšie školenia a inštruktáže zainteresovaných pracovníkov. V prvom štádiu bola automatizovaná správa registratúry prísne centralizovaná, to znamená, že na každom pracovisku pracoval systém WinAsu len na jednom počítači, na ktorom bolo možné evidovať všetky záznamy a spisy. Súčasne existoval aj klasický systém evidencie papierovou formou. Veľkou pomocou nám v tomto období boli najmä kolegovia, väčšinou správkyne záznamov a správkyne registratúr na krajských pamiatkových úradoch v Prešove, Košiciach a Žiline, ktoré okamžite pochopili nielen samotný systém, ale najmä výhody, ktoré poskytuje. Postupne sme dosiahli zosieťovanie pracovných staníc na jednotlivých pracoviskách, čím sa mohli do evidovania zapojiť aj odborní pracovníci a tým značne urýchliť svoju prácu. Od roku 2004 existuje už len elektronická evidencia záznamov a spisov. Tomu boli prispôsobené aj interné smernice – vypracovali sme Registratúrny poriadok pre automatizovaný systém správy registratúry.
Potrebu elektronického registratúrneho denníka potvrdil aj enormný nárast agendy Pamiatkového úradu SR a krajských pamiatkových úradov. Kým v roku 2000 vypracoval Pamiatkový ústav a regionálne strediská 6078 odborných stanovísk (rozhodnutia žiadne), v roku 2005 vydali jednotlivé úrady 12199 stanovísk a 6817 rozhodnutí. To je vyše 200% nárast agendy, ktorá sa navyše musí riadiť správnym poriadkom. Už teraz, po štyroch rokoch existencie pamiatkových úradov, nastáva problém s existujúcou registratúrou. Ukazuje sa, že aj registratúrne strediská bude nutné vybaviť softvérovým riešením, ktoré uľahčí evidenciu, správu a budúce vyraďovacie konanie tohto množstva registratúrnych záznamov. Automatizovaný registratúrny denník sa posledné dva roky využíva aj pri vyhodnocovaní činnosti jednotlivých úradov aj jednotlivých pracovníkov.
Ťažiskovou úlohou pre registratúrne strediská v súčasnosti je postupne preberať všetky záznamy z príručných registratúr vzniknuté do roku 2002 a po uplynutí lehoty uloženia pripraviť ich vyraďovacie konanie.
Ochrana registratúrnych záznamov
V starostlivosti o predarchívne štádium dokumentov nemôžeme obísť ani otázku ich uloženia a ochrany. Aj keď sa situácia v lokalizácii a vybavení registratúrnych stredísk a vysunutých archívnych pracovísk postupne zlepšuje, predsa len existujú určité problémy, ktoré si žiadajú systémové riešenie. Po prieskume a analýze situácie na jednotlivých pracoviskách sme vedeniu predostreli správu Ochrana registratúrnych záznamov Pamiatkového úradu SR (č. spisu PÚ-05/1432-4/6662/ORO). Zdôraznili sme v nej dôležitosť a jedinečnosť registratúrnych záznamov Pamiatkového úradu, v ktorých sa obsiahnuté informácie o kultúrnom dedičstve Slovenska a dali sme do pozornosti problémy súvisiace s ochranou registratúrnych záznamov.
Záver
Neustálou aktivitou na poli predarchívnej starostlivosti sa nám postupne darí odbúravať všetky existujúce problémy. Veľmi sa zlepšilo technické vybavenie správy registratúry – počítače, príslušenstvo, programy sa stávajú postupne samozrejmosťou, bez ktorej si prácu už nevieme predstaviť. Budujú sa nové priestory pre registratúrne strediská a archívne depozity s moderným vybavením, aj keď táto činnosť je ešte len v zárodku, pretože je závislá od prísunu finančných prostriedkov zo štátneho rozpočtu. Tešia nás hlavne úspechy, ktoré sme dosiahli na poli personálneho obsadenia funkcií súvisiacich s predarchívnou starostlivosťou. Na všetkých pracoviskách pracujú schopné a kvalifikované pracovníčky, ktorých práca nadobúda čoraz väčšiu váhu.
Dúfame, že námaha vynaložená pri predarchívnej starostlivosti bude v budúcnosti zúročená pri spracovávaní archívnych fondov pôvodcov súčasných registratúr.© Martina Orosová 2006 orosova.martina@pamiatky.gov.sk
Posledná editácia: 2009-11-29
